نسيج/خاص: في مجال الأعمال الذي يموج اليوم بالحركة السريعة، ربما نتغافل عن أهمية الكلمة المكتوبة، فقد أصبح الأفراد يشترون المنتجات ويبيعونها عبر شبكة الإنترنت، وأصبح بإمكانهم أن يعقدوا الصفقات من خلال مؤتمرات الفيديو والهاتف المحمول. وسط هذا الصخب، من العب إدراك مدى حاجة أي فرد إلى قطعة من الورق تكتب بها بعض العبارات. ولكن هل يمكن الجزم أن ذلك يرجع إلى أن عالم الأعمال يتحرك بقدر هائل من السرعة، بحيث يجعل الكتابة الواضحة والفعالة على قدر من الأهمية أكبر من أي وقت مضى؟؟؟
إن أي فكرة جديدة وما أكثر الأفكار الجديدة في هذا العالم المتسارع الوتيرة، لا يمكن أن تتحول إلى حقيقة ملموسة إلا عندما يتم كتابتها بكل شفافية وإيضاح على الورق، وعرضها على الأفراد الذين يستطيعون تحديد إمكانية قبولها وتنفيذها.
ربما تكون بارعا في التحدث والاستماع إلى الآخرين، أو في تقديم عرض بياني مثير لهم
وغير أن توفر المهارة في الكتابة والتدوين لا تقل عما سبق في الأهمية. فإذا كانت الوثيقة المكتوبة مشوشة أو تحمل أفكارا ضحلة، فقد ينظر إلى كاتبها النظرة ذاتها، أما إذا كان ما كتب بسلاسة وسهل الفهم فإنها تعين متلقيها وقارئها على المضي في تفهم وتنفيذ وتفعيل ما جاء بها.
إن القدرة على التدوين والكتابة الناجحة تعتبر من أهم المهارات والمتطلبات اللازمة لنجاح المدير في تأدية وظائفه، أي إنها بمثابة حجر الزاوية لتحقيق الفعالية من وراء الاتصالات، ولهذا فإنه يوجد العديد من الخطوات اللازم إتباعها في الكتابة لتحقيق الأهداف المتوخاة منها وهى كالتالي:
الخطوة الأولى: تعرف جيدا على من تكتب إليه
يكمن مفتاح نجاح التدوين في مجال الأعمال في أن تعرف جيدا من تكتب إليه، فإذا كان في وسعك أن تحدد من يقرأ لك، فسوف يمكنك ذلك من استخدام الصيغة المناسبة للمخاطبة، والمستوى المناسب للمعلومة، والمحتوى الفعال المؤثر، فلا تكون الكتابة غاية في التبسيط، ولا بالغة في التعقيد.
المعايير الأساسية اللازمة لتحديد نوعية من تخاطبه ومن تدون له ويمكن تلخيصها بالتالي:
المعيار الأول: تحديد جنس القراء(ذكور – إناث)
يجب معرفة جنس القراء قبل الكتابة إليهم، وفى المقابل يجب تجنب استخدام لغة المخاطبة على أساس الجنس، إلا عند التأكد أن جمهور القراء بأكمله يتكون من جنس واحد ذكور أو إناث، عندئذ يمكنك التركيز على هذا الجنس أو ذاك
المعيار الثاني: تحديد أعمار القراء
عمر القارئ سوف يطبع أسلوب الكتابة ومحتواها بشكل مؤكد، إن كنت تكتب مثلا عن مادة تتعلق بتوظيف الشباب حديثي التخرج، فمن الأفضل أن تشير إلى أفكار أو نماذج أو تجارب سبق لهؤلاء الشباب التعرف عليها ضمن رصيد خبراتهم ومعارفهم المتواضع بالمقارنة مع المخضرمين، بينما إذا كنت تكتب إلى أفراد أكثر نضجا وأكبر سنا، فإنك حتما سوف تشير في كتاباتك إلى أمثلة ونماذج تتوافق ومستواهم العمري ورصيد معارفهم المتراكم الكبير.
المعيار الثالث: تحديد المستوى المادي
تحديد المستوى المادي لمن تكتب إليه أو إليهم، معدل دخلهم الشهري، حجم أصولهم، معدل إنفاقهم، لأن تحديد المستوى المادي تظهر أهميته في الكتابات الترويجية والتجارية. مثلا لا يمكن لنا أن نعد منشورا دعائي مكتوب وموجه لمنسوبي وزارة التربية من المعلمين ونعرض خلاله شرائهم(أي المعلمين) أحدث فئة من سيارات بي ام دبليو
المعيار الرابع: تحديد خلفيتهم الثقافية
ويتضمن ذلك تحديد جنسيتهم، ومستوى تعليمهم وديانتهم، مثلا إذا كنت تكتب لجمهور غالبيته من المسلمين، فليس من المنطقي أن تقتبس أو تستند إلى قيم غربية تحريرية النزعة. كذلك إن كنت تكتب لجمهور من العاملين متدني التعليم ممن يشغلون وظائف دنيا(عمال صيانة مثلا) فليس من المنطقي أن تكتب إليهم متحدثا عن الأهداف الاستراتيجية بعيدة المدى عند استهلال الكتابة الهادفة لتدريبهم على أساسيات برامج الصيانة المعتمدة.
المعيار الخامس: تحديد الاهتمامات
سوف يفيدك كثيرا أثناء الكتابة استخدام الأمثلة لمجاملات يكون قراؤك على علاقة وثيقة بها، إذا كنت تكتب نشرة دعائية لبيع مشروب مياه غازية يرسل للجمهور من خلال مجلة رياضية، فان عليك الكتابة عن سد فجوة الظمأ بعد مجهود بذل في مباراة رياضية لكرة القدم، بينما في حالة توجيه الكتابة لقراء موظفين في دار محاماة، هنا يجب توجيه الكتابة نحو الاهتمامات المحددة للعاملين في مهنة المحاماة.
المعيار السادس: مدى درايتهم بالموضوع الذي تكتب فيه
أفضل طريقة في هذا الشأن هي قياس دراية جمهورك بموضوع الكتابة، وبذلك يمكنك تحديد ما إذا كان عليك توجيههم أو التحدث إليهم بدءا من الصفر أو نقطة أكثر تقدما. عند وجود أي شك في قلة أو انعدام دراية القارئ حول جزئية من المحتوى الكتابي ، فمن الأفضل تقديم شرح واف لتلك الجزئية منعا لإرباك القارئ.